2018年12月第147号|6|会計関係の帳簿書類の保存|船橋営業所通信|

平成30年もあと1か月を残すだけとなり、年末に大掃除という時期になりました。会社の決算を迎えるたびに増えていく帳簿や書類についても大掃除で整理したいと考えているお客様も多いかと思います。

帳簿や書類については、法律で一定期間保存することが義務付けられています。決算申告が終わったからといってそれらを捨ててしまうと、消費税の納税額を計算するうえで支払った消費税額の控除が認められなかったり、青色申告が取り消されたりするなど「帳簿書類の保存」が要件となっている規定の適用が受けられなくなってしまいます(大規模な事務所の引越しで書類を紛失してしまったと言い訳しても通用しなかった事例もあります)。

帳簿書類の保存期間は、税法上、帳簿や書類の種類によって法人と個人で右図のように決められています。

中小法人の場合は、原則、どの書類も確定申告書の提出期限から7年間となります。例外は、青色申告法人で繰越欠損金が発生した事業年度の場合で、その年度の帳簿書類の保存期間は10年間(平成30年4月1日以降に開始する事業年度から)となります。

帳簿書類 具体例 中小法人 青色個人事業者
帳簿 総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳など 7年(10年) 7年
決算書類 損益計算書・貸借対照表・棚卸表など 7年(10年) 7年
現預金取引関係書類 領収書・預金通帳・借用証など 7年(10年) 7年(※)
その他証憑書類 請求書・契約書・見積書・納品書など 7年(10年) 5年
(※)前々年分所得が300万円以下の場合は5年

帳簿書類の保存方法ですが、原則として紙による保存が原則となります。例外としてスキャナ読取りなどの電磁的記録(電子データ)で保存することも認められています。しかし、帳簿書類が限定されているほか一定の要件があり、さらに、事前に所轄税務署長の承認を受ける必要があるなど使い勝手が良いとは言えずあまり普及していません。

今までは税法上のお話でしたが、決算書類や帳簿については会社法では10年間という保存期間が定められています。したがって法人では決算書類や帳簿については10年間保存し、それ以外の領収書などについては税法上の7年(繰越欠損金発生年度のものは10年)間保存する必要があることになります。

なお、保存期間経過後や保存期間の定めがない場合でも、不動産を取得した際の契約書、税務申告書や届出書など重要な書類については永久的に保存するのが良いでしょう。

何かお困りごとがございましたら、いつでも気軽にご相談下さい。 
 TEL 047-495-4153 船橋営業所

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